Od procesa analize do donošenja odluke u 4 koraka

Nedavno je održan 4. po redu EWoB business hackaton koji za cilj ima pronalazak 1% najboljih studenata na osječkom sveučilištu. Po završetku 5 eliminacijskih krugova 10 finalista imalo je priliku pokazati svoje znanje i kreativnost pred odabranim poduzećima. Finalno natjecanje osmišljeno je u obliku hackatona gdje su se studenti susreli s četiri tipa zadatka temeljena na primjerima iz stvarnog poslovnog svijeta.

Inchoo je i ove godine, zajedno s još četiri osječka IT poduzeća, pripremio zadatak i sudjelovao u odabiru 3 najbolja studenta.

Kao predstavnik Inchooa i član žirija, moj posao bio je osmisliti zadatak iz kategorije “Analiza i procjena”. Radim u odjelu prodaje i svakodnevno se susrećem sa sličnim procesom. U mom slučaju riječ je o analiziranju klijentovih zahtjeva i na temelju njih davanje procjene potrebnog posla za izradu projekta. Zadatak za studente bio je nešto drugačije prirode budući da bi za davanje procjene potrebnog posla bilo potrebno razumijevanje rada Magento platforme, stoga smo im kolegica Dunja i ja pripremile zadatak koji je vezan direktno uz rad s klijentom, rad sa zaposlenicima te stanje u IT zajednici.

Studenti su morali analizirati poslovni slučaj i na temelju dobivenih informacija procijeniti što bi bilo najbolje za poduzeće iz zadatka – preuzimanje rizika radi ostvarivanja većeg profita ili odabir stabilnosti i manjeg ali sigurnog rasta. Zadatak nije imao točan odgovor, niti točnu formulu po kojoj se moglo doći do rješenja. Zanimao nas je njihov način i tijek razmišljanja te procjena koju bi donijeli na temelju raspoloživih informacija.

Ukoliko ste vlasnik poduzeća, voditelj odjela ili manager, zasigurno ste se i sami našli u sličnoj situaciji gdje je bilo potrebno donijeti odluku koja će utjecati ne samo na vas, već i na ostale ljude s kojima radite.

No, što ako se odluka koju morate donijeti ne uklapa u unaprijed definirane formule i procese već se morate osloniti na vlastiti instinkt? Kako u tom slučaju donijeti odluku koja će biti ispravna? U ovom članku izdvojila bih četiri bitna koraka koja bi trebali biti neizostavna u ovim procesima:

1. Sagledavanje cjelokupne situacije
2. Odabir relevantnih pokazatelja
3. Na koga/što sve utječe odluka i na koji način
4. Donošenje odluke

1. Sagledavanje cjelokupne situacije (the big picture)

Kao prvi korak, bitno je sagledati trenutnu situaciju u kojoj se nalazite. Ne samo područje koje je usko vezano uz temu o kojoj je bitno donijeti odluku već i stanje u cjelokupnom poduzeću, te stanje u zajednici u kojoj vaše poduzeće djeluje.

Primjer koji su dobili studenti uključivao je analizu da li poduzeće treba preuzeti rad na projektu “X” koji bi poduzeću donio veliki profit, ali bi istovremeno mogao dovesti do narušavanja stabilnosti tima i potencijalnih ostavki zaposlenika.

U ovakvom slučaju, za procjenu rizika nije vam dovoljna formula. Da, potrebno je sagledati podatke kao što su trenutni prihodi poduzeća, profitabilnost tima u prethodnom razdoblju i procjena za buduće razdoblje, ali potrebno je sagledati i situaciju u zajednici i  trendove zapošljavanja novih zaposlenika. Ako ste IT poduzeće, trebate uzeti u obzir da li je lako pronaći dobre developere koji imaju sva znanja koja su vam potrebna.

S obzirom na zadnje navedeno, poduzeća (bez obzira da li se radilo o IT poduzeću ili ne) trebaju biti unaprijed svjesna da do ovakvih (ili sličnih situacija) može doći i treba nastojati djelovati na stanje u zajednici i mnogo ranije. Tako npr. Inchoo često ulaže svoja sredstva i ljudske resurse u rast IT zajednice – održavamo različite radionice, organiziramo PHP akademiju već drugu godinu za redom, imamo sustav mentoriranja za studente na zadnjim godinama, omogućujemo studentsku praksu i učenje uz rad developera i mnoštvo drugih aktivnosti. Na ovo gledamo kao na ulaganje u budućnost i kao nešto što će svakako pozitivno utjecati na samo poduzeće.

2. Odabir relevantnih pokazatelja.

Brojčani pokazatelji su uvijek dostupni, no za analizu trebate odabrati one koje su relevantni i pobrinuti se da se ne pogubite u mnoštvu brojeva koji vas ponekad mogu navesti na krive procjene. Prije nego krenete u analizu svih brojeva na raspolaganju, odlučite unaprijed koje informacije su vam zaista bitne i fokusirajte se samo na njih.

U zadataku koji su studenti dobili, imali su na raspolaganju mnogo bojeva i pokazatelja od kojih je većina bila nebitna i imala ulogu da ih zbuni ako ne znaju što traže. Na taj način smo htjeli vidjeti tko će u kratkom vremenskom roku moći doći do logičnijih zaključaka oko same procjene i odluke za poduzeće.

U Inchoou pratimo pokazatelje koje smo izdvojili na temelju naših potreba, kao npr. pokazatelji profitabilnosti zaposlenika i timova, prihodi po klijentima, procjene rasta i sl.

3. Na koga/što sve utječe odluka i na koji način?

Nakon što ste sagledali cjelokupnu situaciju, uzeli u obzir sve kvantitativne i kvalitativne pokazatelje, neizostavno je da razmislite i o tome kako će vaša odluka utjecati na osobe koje su izravno i neizravno vezane uz posljedice vaše odluke kako bi utvrdili da li se isplati preuzeti rizik koji sa sobom donosi odluka ili ne.

U imaginarnom slučaju koji su dobili studenti, trebali su uzeti u obzir kako će procjena koju oni donesu utjecati na tim na koji se odnosi, ali isto tako i kakva poruka se odašilje ostalim timovima koji nisu bili usko povezani uz danu situaciju.

U Inchoou se pri procesu analize i procjene uvijek nastoje razmotriti i analizirati više različitih scenarija i uzročno posljedične veze za svaku od njih. To nam pomaže da minimiziramo nepredvidive situacije i dočekamo pripremljeni moguće ishode. No, s obzirom na dinamičnost okoline, možete se često naći i u neizvjesnim situacijama koje će zahtjevati od vas fleksibilnosti i spremnost na promjenu odluke ako se okolnosti bitno izmjene. U tom slučaju vaša procjena ovisiti će više o vašoj intuiciji i unutarnjem osjećaju.

4. Donošenje odluke

Finalni korak u ovom procesu.  Ako ste slijedili prethodno navedena tri koraka, trebali biste biti u mogućnosti lakše donijeti odluku. U slučaju da i dalje niste sigurni, ponovno prođite kroz prethodne korake. U trenutku donešenja odluke trebate biti sigurni u nju i spremni na preuzimanje svega što ta odluka sa sobom donosi.

Ovo je pregled koraka iz moje perspektive. Koja su vaša iskustva s procesom donošenja odluka i na koji način si vi olakšavate ovaj proces?

Prilikom rješavanja zadataka, većina studenata prepoznala je ove korake, a kao najuspješniji u rješavanju svih zadataka istaknuli su se Danijel Švelec, Karla Bilandžić i Javor Klem koji su osvojili novčane nagrade sponzora te mogućnost odrađivanja prakse.

Ovom prilikom im još jednom čestitamo na pobjedi, a ostalim sudionicima čestitamo na tome što su došli do finalnog kruga, prepoznali vrijednost ovakvih događanja u zajednici i odlučili istaknuti se iz mase.


Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Nužna polja su označena s *